¿Qué es una checklist?

Una checklist es una herramienta que se utiliza para asegurarse de que todas las tareas importantes se completen correctamente y en el orden adecuado. Es una lista de verificación de las actividades que se deben realizar para lograr un objetivo específico.

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Tipos de checklists

Existen diferentes, cada una diseñada para un propósito específico. Algunos ejemplos comunes incluyen:

• De seguridad: Se utilizan para garantizar la seguridad en diferentes situaciones, como en la construcción, la industria química, la energía, etc.
• De control de calidad: Se utilizan para garantizar que los productos o servicios cumplan con los estándares de calidad.
• De seguimiento de tareas: Se utilizan para asegurarse de que se completen todas las tareas necesarias en un proyecto.
• De mantenimiento: Se utilizan para garantizar que los equipos estén en buen estado y se realicen los mantenimientos preventivos.

Checklist sobre cómo hacer una checklist

No.	Tarea	Descripción	Ejemplo/Consejo	Estado
1	Identificar la necesidad	Define por qué necesitas la checklist y qué problema resolverá	Necesito una checklist para asegurarme de no olvidar los pasos en el proceso de contratación
2	Investigar el proceso	Reúne toda la información sobre el proceso o tarea	Entrevistar a los gerentes de contratación, investigar políticas de la empresa
3	Identificar los elementos de la checklist	Haz una lista de todas las tareas o elementos necesarios	Revisar el currículum, realizar entrevista, verificar referencias
4	Ordenar los elementos	Coloca los elementos de la lista en un orden lógico y secuencial	Primero debería ser “revisar el currículum”, seguido de “realizar entrevista”
5	Definir los criterios de cumplimiento	Establece qué significa completar cada tarea	¿Qué se debe lograr al revisar un currículum? ¿Cómo se realiza una entrevista exitosa?
6	Crear la checklist	Escribir la checklist de forma clara y sencilla, asegurándote de que cada paso sea comprensible	No utilices jerga o lenguaje complicado en la checklist
7	Testear la checklist	Realiza una prueba con la checklist para asegurarte de que funcione correctamente	Pide a un colega que pruebe tu checklist y da feedback
8	Hacer ajustes	Basándote en los comentarios y los resultados de la prueba, realiza los ajustes necesarios	Si el paso “verificar referencias” es confuso, redefine y ajusta
9	Implementar la checklist	Introduce la checklist en el proceso o tarea para el que fue diseñada	Comienza a utilizar la checklist en el proceso de contratación
10	Mantener la checklist actualizada	Revisa regularmente la checklist y actualízala según sea necesario	Si las políticas de contratación cambian, la checklist deberá ser ajustada

¿Para qué se utilizan?

Las checklists se utilizan en muchos campos diferentes, desde la medicina hasta la aviación y los negocios. Son particularmente útiles en situaciones donde las consecuencias de una tarea mal hecha pueden ser graves.

Por ejemplo, en la aviación son esenciales para garantizar la seguridad de los vuelos. Los pilotos las utilizan para asegurarse de que todos los sistemas del avión estén funcionando correctamente y para realizar todos los controles necesarios antes de despegar.

Ejemplo de checklist

En este ejemplo, se presentan algunos pasos previos que deben llevarse a cabo antes de crear la checklist en sí, así como algunos consejos para revisarla y ajustarla una vez que se haya creado. También se incluyen algunas recomendaciones para mantener y actualizar la checklist en el tiempo.

Recuerda que esta es solo una guía y que cada una debe adaptarse a las necesidades específicas de cada tarea o proceso. Al seguir estos consejos, estarás en el camino hacia la creación de una checklist efectiva que te ayudará a optimizar tus procesos y aumentar la eficiencia en tu trabajo.

Pasos previos	Creación	Revisar y ajustar	Mantener y actualizar
– Definir el propósito	– Enumerar los pasos o tareas a realizar	– Probar la checklist en la práctica	– Establecer un proceso de revisión periódica de la checklist
– Identificar el público objetivo	– Ordenarlos de manera lógica y secuencial	– Pedir feedback de otros usuarios o expertos en el tema	– Actualizarla en base a cambios en los procesos o procedimientos
– Establecer el nivel de detalle necesario	– Agruparlos por categorías o temas si es necesario	– Hacer ajustes necesarios en base a los resultados obtenidos	– Asegurarse de que sigue siendo relevante y efectiva para su propósito original
	– Incluir espacios para notas o comentarios adicionales

Beneficios de las checklists

Tienen varios beneficios, entre ellos:

• Aseguran que se completen todas las tareas necesarias.
• Reducen la posibilidad de errores.
• Ayudan a garantizar la consistencia en el trabajo.
• Pueden ser utilizadas para entrenamiento y evaluación.

¿Qué debe llevar una checklist?

Una checklist efectiva debe ser clara, concisa y fácil de seguir. Asegurarse de que todos los pasos necesarios estén incluidos y en el orden correcto es clave para garantizar que sea efectiva para su propósito.

Además, debe incluir espacios para notas o comentarios adicionales en caso de que se requiera información adicional o si hay un problema que necesite ser abordado. Esto puede ayudar a evitar errores y a mejorar la eficiencia del proceso en general.

Otro aspecto importante a considerar es la frecuencia con la que se utiliza. Si es una tarea que se realiza con frecuencia, es posible que desee considerar la inclusión de fechas o recordatorios para la revisión y actualización periódica de ésta.

Recuerda que cada checklist es única y debe adaptarse a las necesidades específicas de cada tarea o proceso. Al asegurarse de que su checklist incluya todos los pasos necesarios y se mantenga actualizada y relevante, puede ayudar a aumentar la eficiencia y la efectividad de su trabajo.

¿En qué formatos se pueden hacer las checklist?

Se pueden hacer en varios formatos, dependiendo de la situación y las necesidades específicas. Algunos de los formatos más comunes son:

• En formato PDF, que es una buena opción si se desea imprimir o enviarla por correo electrónico.
• En formato Word, que permite editar y ajustarla fácilmente según sea necesario.
• En formato Excel, que es ideal para las checklist que involucran cálculos o análisis de datos.
• En formato en línea, a través de herramientas especializadas en la creación de checklist, lo que permite un acceso fácil y rápido a ella desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

En general, el formato en que se debe hacer depende de la situación y las preferencias personales. Lo importante es asegurarse de que sea clara, concisa y fácil de seguir, independientemente del formato en que se encuentre.